O documento deve conter breve justificativa para a troca de orientador(a), constando a assinatura do(a) aluno(a), do(a) atual orientador(a) e do(a) novo(a) orientador(a). Após finalizar a carta, o atual orientador poderá encaminhar via SEI à unidade PPGCVET ou o discente poderá encaminhar via Portal do Estudante, para apreciação do colegiado.

O Plano Anual de Estudos deve ser entregue anualmente à Secretaria do PPGCVET, assim como a Ficha Semestral de Acompanhamento ao fim de cada semestre, por e-mail, onde deverão constar as atividades desenvolvidas pelo(a) discente juntamente com seu orientador no período descrito.

Ambos documentos possibilitam ao colegiado acompanhar o andamento da jornada acadêmica de cada discente e identificar oportunidades. Ao fim de cada período, a coordenação emitirá uma mensagem solicitando aos discentes que encaminhem o plano e a ficha.